No cabe duda, de que el mundo se ha transformado tanto que nos han llegado nuevos retos para mantenernos a la vanguardia y sobretodo mantener sonando la caja registradora. El modo en que vendemos, ya no es el mismo y en un mundo tan digitalizado como lo es ahora, en donde sobran los medios para compartir nuestros conocimientos con la audiencia, incluso sin salir de casa.
Ya sea que decidas crear una página web, producir un podcast o escribir un artículo de blog, crear un un info-producto acerca de tu industria y una oferta para vender más, aún siguen poniendose en tendencia las opciones que podemos elegir para comunicarnos con el público soñado. Esas personas que no dudarían en comprar tus productos y servicios.
Una de tantas opciones para comercializar productos y servicios son los webinars (o seminarios web). Aunque no es de las primeras que se vienen a la mente, los webinarios son herramientas muy poderosas y efectivas que ayudan a tu audiencia a aprender nuevas habilidades o a obtener información de la industria de boca de los expertos. Y no solo eso, también son una excelente manera de generar vínculos más profundos con tu público objetivo y crear conversaciones directas entre los usuarios y la marca.
Cómo crear un webinar
Somos muchos los que utilizamos esta estrategia para comercializar nuestros productos ya que nos permite posicionarnos como grandes líderes de opinion en diferentes áreas pero aún son muchos los que temen incursionar en ellos debido a las inseguridades o sencillamente no saber por donde empezar.
Si es tu caso, aquí te comparto unos sencillos pasos que me han funcionado muy bien, en su incursión. Así que te invito a crearlos desde 0:
Elige el tema e investígalo
Define el formato y las herramientas de tu webinar
Prepara el equipo necesario
Prepara el contenido que ofrecerás en tu webinar
Promociona tu webinar
Haz ensayo general
Publica tu webinar
1. Elige el tema e investígalo
Primero no temas si eres nuevo en el tema. Por ello, es importante que investigues y que ahondes más en tema que quieres desarrollar. Si eres una autoridad en el tema que has elegido, investiga la información más actual de tu industria para que tu webinar realmente sea relevante y solucione un problema que sabes que necesita tu audiencia. Si empiezas por un tema que ya muchos saben o son desactualizados, créeme que no importará lo elocuente o la hermosa presentación ya que tu audiencia no lo considerará interesante. Para ello, no olvides identificar a que público quieres llegar, la necesidad principal y brinda la solución a ese problema.
Yo acostumbro a revisar a mi competencia o aliados estratégicos, reviso los webinararios similares que puedas encontrar por internet. Si es tu primera vez toma nota sobre cómo han sido estructurados, qué imágenes y diapositivas usan para ilustrar la información y piensa qué cambiarías si lo estuvieras impartiendo tú. Esto te ayudará a hacer que tu contenido fluya cuando sea el momento de comenzar a crear tu propio webinar.
En este punto también es bueno definir una fecha tentativa para realizar el encuentro virtual. Anótala para que identifiques las actividades que necesitas realizar con antelación y trata de cumplirla ya que el proceso de creación de tu contenido puede demorar más de lo que crees, en cuyo caso es mejor retrasar el webinar que llevarlo a cabo sin estar 100% preparado. Recuerda que este paso solo es para las personas que inician desde 0 ya que a media que los vas realizando serán mucho más fluidos y con menos tiempo de preparación.
Fíjate también si hay algún webinar similar que cobra a los participantes para acceder al seminario. Si tus competidores están cobrando, ofrecer el tuyo gratis o cobrar menos que la competencia. Depende de tu objetivo tomarás la mejor decisión. En mi caso solo me interesa posicionarme como líder de opinión y ofrecer servicios de estrategia de marca, así que nunca cobro por ellos.
2. Define el formato y las herramientas de tu webinar
Una vez que hayas investigado sobre el tema y sobre lo que hacen tus competidores, es el momento de volver a centrarte en lo que harás . En primer lugar piensa en el formato. ¿Será una presentación detallada sobre un segmento particular de tu industria? ¿O habrá un panel de personas que discutan? ¿Va a ser en vivo o grabado? Estas son algunas de las preguntas que debes hacerte para encontrar lo que creas más interesante para tu audiencia y más cómodo para ti.
Aquí te paso una lista de opciones que podrían ser adecuadas para ti:
Un solo orador para presentar: Este caso es mi favorito cuando quiero enseñar un tema en concreto.
Panel de discusión: Lo uso cuando invito a personas expertas en diferentes temas, pero son más conocidos como conversatorios.
Entrevista: Cuando quieres dar a conocer a un experto o a un aliado. Son muy efectivos.
Tutorial exhaustivo: En caso de querer a hacer un curso preliminar para vender el avanzado o una experiencia en general.
Discusión sobre la actualidad de la industria: Para discutir sobre eventualidades del momento.
No te preocupes si tus planes iniciales se desvían un poco y no logras producir un webinar tradicional. Siempre y cuando ofrezcas información valiosa a tu audiencia, de una forma sencilla, estarás haciéndolo bien.
Otro factor importante a tener en cuenta es la plataforma que utilizarás para organizar tu webinar. La mejor plataforma es aquella que satisfaga todas sus necesidades.
Si buscas una solución “todo-en-uno” para facilitar la tarea, las plataformas de pago como GoToWebinar o Zoom. En mi caso me encanta Google Meet, ya que muchas personas se complican con otro tipo de plataformas en su ingreso. Si planeas ofrecer un webinar gratuito al público (aunque sea sólo al principio) la transmisión en vivo desde YouTube es una buena opción sin costos. En lo personal, me interesa darles la palabra a mi audiencia, ya que se sienten más apropiados con el tema.
De una forma u otra, no descuides la búsqueda de plataforma que se utilizarás. Busca en Google las "mejores plataformas de seminarios web" y analízalas bien porque nadie mejor que tú conoce las necesidades específicas de tu proyecto.
3. Prepara el equipo necesario
Llegó el momento de conseguir el equipamiento técnico que usarás para el webinar. Esta es una lista básica de los elementos que necesitarás para organizarlo con éxito:
Una computadora en óptimas condiciones: si bien organizar tu webinar no debería ser algo complicado, asegúrate de que la computadora que uses pueda lidiar con múltiples aplicaciones al mismo tiempo. No, tener abiertas 40 pestañas del navegador al mismo tiempo no cuenta como prueba. No querrás frustrarte cuando tu computadora se ralentice demasiado porque la has sometido a una carga demasiado pesada. Es probable que las computadoras más antiguas también tengan un Wi-Fi más débil. Y para un webinar en vivo, la conexión a Internet tiene que ser robusta.
Cámara web o cámara: aquí tienes algunas opciones para las cámaras que uses en tu webinar (depende del formato de estos). Si se trata de una sola persona, una cámara web independiente puede ser eficaz. Solo asegúrate de que pueda grabar o transmitir a un mínimo de 1080p HD a 30 fotogramas por segundo. Si grabas tu webinar, debes hacerlo con una cámara de la mejor calidad posible porque aquí no dependerás de la transmisión.
Micrófono: es clave que lo que digas se entienda. Gran parte de esto dependerá de cómo articules pero un micrófono malo puede hacer que incluso una voz clara sea un desastre total. Invierte en un micrófono USB que sea compatible con tu software de webinar. El micrófono Blue Yeti es muy popular entre los productores de podcasts y debería ser más que suficiente para que tu voz se oiga claramente durante tu webinar.
Software de grabación o pantalla compartida (opcional): de acuerdo con la plataforma que uses para organizar tu webinar, es posible que necesites un software adicional para compartir tu pantalla durante la sesión. ¿Sabías que Google Hangouts tiene esta función ya incluida? Y por supuesto también hay otros softwares de webinarios más robustos que cuentan con esta característica incorporada.
Iluminación e imagen de fondo: Preocúpate por este tema ya que es muy incomodo ver a conferencistas en contra luz, a oscuras o sencillamente en espacios desorganizados.
4. Prepara el contenido que ofrecerás en tu webinar
Es el momento de empezar a crear contenido para tu webinar. Estas son algunas piezas claves de contenido que deberás usar en tu webinar:
Guión: esto es lo primero. Crea una secuencia de comandos para todo tu webinar y que puedas cumplir. No es imperativo que lo cumplas al dedillo pero al escribirlo te ayudarás a ti mismo a estructurar la forma de presentar el contenido a tu público. Deja un margen de maniobra para las desviaciones y “lados B” sobre el tema que tratarás ya que tu audiencia puede apreciar este contenido adicional.
Diapositivas: Jamás tendrás éxito si tu webinar no tiene algunas diapositivas interesantes. Estas deberían incluir datos curiosos sobre la industria, estadísticas interesantes y gráficos reveladores. La cantidad que uses depende de ti pero estas imágenes ayudan a clarificar el mensaje. Asegúrate de crear diapositivas para los puntos que deseas resaltar. Después de diseñar tus diapositivas podrás crear un guión gráfico y combinarlo con el guión original para que puedas ver cómo será tu webinar.
Activos de marketing: antes de publicar tu webinar, tendrás que promocionarlo. Sí, ha llegado el momento de crear el texto ideal para que enviar en tus boletines a tus suscriptores o aparezcan en los banners que pondrás en tu página web. Tal vez, incluso, te convenga crear una landing page. Esta opción siempre la hago ya que me permite captar leads.
Este es el punto que requiere más trabajo. Una vez tengas todo el contenido para tu webinar, solo tendrás que poner fecha y hora y la fecha y ¡listo!
5. Promociona tu webinar
Esta es la parte más importante, ya que sin este paso, no llegaría nadie. Una vez que hayas creado tu contenido, llega el momento en la que debes empezar a contarle a la gente acerca de lo que se trata para entusiasmarla. A continuación, fíjate en algunas de las formas en que puedes hacer correr la voz acerca de tu webinar:
Boletines informativos o el famoso mailing: esto es bien sencillo. Si tienes un boletín informativo existente y las personas se han suscrito a través de tu página web, es el momento de enviarles uno con la promoción de tu webinar. Incluso podrías hacer un esfuerzo adicional y ofrecer algún tipo de incentivo a tus suscriptores como un acceso anticipado para chatear con el presentador o incluso un descuento si estás cobrando por ello.
Actualiza tu página web con banners: uno de los mejores espacios para promocionar tu webinar es en tu propia página web. Y lo mejor de todo es que puedes hacerlo todo el tiempo que quieras. Crea un banner para colocarlo en la parte superior de tu página web para que tus visitantes sean recibidos de inmediato con información sobre tu próximo evento.
Crea una landing page: Es común crear páginas de aterrizaje (o landing pages por su denominación en inglés) para reforzar la promoción de algún evento, en este caso un webinar. De esta manera, habrá un sitio específico donde el visitante podrá encontrar todo lo que necesita saber sobre tu seminario web. En mi caso utilizo a Wix ya que me permite ser muy autónoma y no necesito de desarrolladores para realizar dicha estrategia.
Escribe un blog que promocione tu webinar: si aún no te has animado a crear un blog para compartir por escrito tus conocimientos de la industria a la que te dedicas, es hora de abrir uno.
Tener un blog no solo te permite compartir información y posicionarte como una autoridad en tu industria sino que también es ventajoso para el SEO. Crea un artículo de blog detallado para que tus lectores sepan de qué tratará tu próximo webinar.
Comparte en las redes sociales: ¿Qué mejor lugar para hacer correr la voz de algo que las redes sociales? Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, etc. Siempre habrá allí personas con intereses similares a los tuyos que seguramente estarán encantadas de saber detalles sobre tu webinar. También puedes ampliar tu alcance con algunos hashtags adecuados para que las personas que puedan no saber quién eres pero sí conocen tu industria (y les interesa), te encuentren.
6. Haz ensayo general
A medida que te acercas a la fecha de tu webinar, aprovecha el tiempo que te queda para probar todo lo que conlleve hacer tu presentación audiovisual.
Una de las mejores partes de hacer un webinar es que puedes detectar problemas fácilmente solucionables y que, de otro modo, podrían ser evidentes cuando finalmente realizas el webinar real frente a una audiencia.
Practica tu guión leyéndolo en voz alta. Hazlo varias veces. Esto te va a permitir descubrir inconsistencias, recurrencias en un tema o formas más fáciles de presentar tu información a tu público.
Es este también un momento en el que debes forzar tus recursos. Sí, trata de poner a funcionar al extremo a tu computadora, softwares y cualquier otro equipo. Por ejemplo, haz correr todo el software que usarás al mismo tiempo y cambia rápidamente de programa. Abre algún software adicional y comienza a usarlo para ver si puedes forzar el rendimiento de tu computadora.
Piensa en todas las cosas que puedas tener que hacer con la configuración y prueba todo con rigurosidad. Como decíamos, con intensidad, mucho más de lo que probablemente usarás durante el webinar real. Estas acciones no solo te darán un conocimiento práctico de cómo todas estas piezas funcionan juntas y a la vez, sino que también te permitirá atenuar posibles problemas incluso antes de comenzar tu webinar.
Si es posible, pídele a algún un amigo o asistente que lo revise antes de lanzarlo. Puedes crear un webinar privado para que lo vea sólo quienes reciben la invitación. Es probable que haya cosas que pasaste por alto o que no suena bien al otro lado de la pantalla.
7. Publica tu webinar
¡Llegó el momento! El trabajo duro ha valido la pena y tu webinar ya está por comenzar. ¡Respira hondo!
Antes de presionar el botón de grabación o transmisión, revisa todo: notas, secuencia de comandos y cualquier otra cosa que pueda ayudarte a prepararte. Cuando llegue el momento, aprieta el botón y ¡buena suerte!
Cuando termine tu webinar, asegúrate de presentar la vías para que los espectadores puedan encontrarte. Esto incluye tu página web y redes sociales. Cuando hayas finalizado, agradece a tu audiencia y da por terminado el webinar.
Cómo dar seguimiento al webinar
Ahora que has terminado de hacer tu webinar, es el momento de ver qué vas a hacer con él. Si has decidido cobrar, tienes que seguir con la promoción. Sin embargo, si lo ofreces gratis, no te olvides publicar el webinar en tu canal de YouTube ni de insertar el video en tu página web y crear un artículo sobre los resultados del encuentro para que se motiven a ver el enlace.
Con el tiempo, si es que comienzas a ver suficientes preguntas sobre algunos de los temas que trataste en el webinar, podrás crear un nuevo video para responder a estos interrogantes. Y hasta tal vez tengas que crear otro webinar de preguntas y respuestas en vivo para que los espectadores sacien su curiosidad.
Te deseo muchos éxitos en tu proyecto y no olvides en contactarme para crear tu estrategia de marca, comunicación y marketing.
